1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Shopify naar SnelStart. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Shopify automatisch bestelling of verkoopboeking worden aangemaakt in SnelStart. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een realtime-koppeling. Als een bestelling bepaalde status heeft gekregen dan wordt deze direct doorgezet naar je boekhoudsysteem. Tijdens de installatie bepaal je bij welke status dat is.

Je installeert deze koppeling via de Shopify Appstore. Deze koppeling heeft een gratis proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/40/snelstart.html.

2.Features

Bestellingen uit je Shopify winkel worden doorgezet naar bestelling of verkoopboeking in SnelStart. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:

- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie worden doorgezet naar verkooptransacties of bestellingen. Welke van deze opties kun je aangeven tijdens de installatie.

- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats worden doorgezet. In SnelStart wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres. Let op, het factuuradres wordt doorgezet, niet het verzendadres. De koppeling voegt wel nieuwe debiteuren toe aan Snelstart, maar wijzigt geen gegevens van debiteuren die al in Snelstart aanwezig zijn.

- Indien aanwezig wordt de SKU van het product doorgezet, alsmede de naam en prijsgegevens van het product. Indien wordt doorgezet naar SnelStart bestellingen dan wordt gecontroleerd (op basis van de artikelcode) of het product al in SnelStart bestaat. Zo niet dan wordt het product in SnelStart met prijs en BTW aangemaakt. De koppeling wijzigt geen bestaande producten in SnelStart.

3.Nodig: SnelStart API sleutel

Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

 

 

Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen.

 

 

Klik vervolgens de applicatie aan waarmee je wilt koppelen, of de applicatie Snelstart Maatwerk.

 

 

Klik nu op Genereer de sleutel. Copieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.

 

4.Installatie koppeling

De koppeling tussen Shopify en SnelStart wordt geinstalleerd vanuit de appstore van Shopify. Je gaat naar de Appstore en zoekt op SnelStart of webwinkelfacturen. De apps komen dan vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren.

Als je op de knop Installeren klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat netjes in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan kom je op onderstaand scherm.

De connectie met Shopify is nu gelegd. Het volgende moet nog gebeuren:
- Accepteren van de Algemene voorwaarden en AVG voor het gebruik van de koppeling
- Het instellen van geldige connectie met SnelStart
- Het inrichten van de relatie tussen de Shopify en SnelStart gegevens

Je doet dit via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De inlogcodes heb je via de email ontvangen

Algemene voorwaarden en AVG

Als je inlogt op het dashboard zie je een popup voor de acceptatie van de Algemene voorwaarden en de AVG. Je kunt pas verder als je deze geaccepteerd hebt.

 

Instellen connectie met SnelStart

Bij SnelStart zie je een rood bolletje staan. Je kunt de connectie met SnelStart leggen via de tab Configuratie. Klik op Wijzigen naast Authenticatie boekhoudsysteem. Je ziet nu een popup box waar je de sleutel uit sectie 3 kan invoeren.

Je kunt vervolgens de BTW tarieven en omzetrekeningen toevoegen. Dit doe je via de blauwe knop Wijzigen naast het blok BTW en grootboek instellingen.

Dashboard Shopify SnelStart btw

 

 

5.Day-to-day: Vanuit Shopify

De Shopify koppeling werkt met webhooks*. Zodra er een bestelling in de Shopify webwinkel wordt aangemaakt of een Shopify bestelling wijzigt ontvangen wij hiervan bericht. De koppeling die je hebt ingericht haalt de bestelling op en controleert of de bestelling een status heeft gekregen waarop hij moet worden doorgezet.

Als de bestelling moet worden doorgezet plaatsen wij hem in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de queue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet.

Over het algemeen lopen de queues snel door. Alhoewel bestellingen vaak sneller worden doorgezet kan het in sommige gevallen 1 a 2 uur duren voordat een bestelling jullie boekhoudsysteem bereikt.

Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de bestelling uit:
- We controleren het totaal van de bestelling met de bedragen op de bestelregels en het bedrag aan verzendkosten. Indien hier een verschil in wordt geconstateerd van meer dan een paar cent wordt de bestelling in de Foutenrij geplaatst.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- We controleren of de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code en grootboekrekening in Visma heeft.

Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar het boekhoudsysteem. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken. In geval van mismatches (it happens) van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

*) Omdat de Shopify koppeling met webhooks dien je na installatie van de koppeling niet meer een bulk hoeveelheid bestellingen te importeren of te wijzigen. Doe je dit wel, en laad je bijvoorbeeld 500 bestellingen tegelijk in of wijzig je 500 bestellingen van status dan ontvangt ons platform al deze wijzigingen en gaat ze verwerken. Dit is een onevenredige belasting van ons netwerk.

6.Day-to-day: Naar SnelStart

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar SnelStart als bestellingen of verkoopboekingen. Deze bestellingen en verkoopboekingen verwerk je vervolgens verder in SnelStart. De referentie in de boeking is de link naar de factuur of bestelling in de webwinkel.

Indien een debiteur van een verkoop niet aanwezig is in SnelStart wordt deze aangemaakt. De koppeling gebruikt het emailadres voor de matching.

Als je verkopen door wilt zetten naar bestellingen in SnelStart dan voegt de koppeling de producten uit de bestelling en een aantal default producten toe zoals Verzendkosten21 en Verzendkosten9. Deze producten worden gebruikt voor verzendkosten, betaalkosten, toeslagen, kortingen en extra kosten in een bestelling. De koppeling controleert wel eerst of de producten al aanwezig zijn in SnelStart. Hiervoor wordt een controle gedaan op SKUs en productnummers.

Let op: Bij internationale en ICP bestellingen hebben de producten die de koppeling van de webwinkel een BTW percentage 0%. Dat betekent dat een product dat nog niet aanwezig is in SnelStart met dit percentage aan SnelStart wordt toegevoegd. Dit is vaak een foutieve situatie omdat het product eigenlijk 9% of 21% BTW heeft. Er zijn drie manieren om dit op te lossen:
- De artikelomzetgroep in SnelStart aanpassen zodra het product is toegevoegd
- Aan ons een default artikelomzetgroep doorgeven
- Via het instellingenscherm een defaultartikelgroep instellen voor BTW 0%

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

 

 

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestelling uit je Shopify, per wanneer, zijn doorgezet naar SnelStart. Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Er is een extra knop > Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >> Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag en antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/40/snelstart.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.