1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Shopify naar SnelStart. De koppeling zorgt dat voor bestelingen in Shopify automatisch een bestelling of verkooptransactie wordt aangemaakt in SnelStart. Omdat de verkopen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een realtime-koppeling. Als een bestelling bepaalde status heeft gekregen dan wordt deze direct doorgezet naar je boekhoudsysteem. Tijdens de installatie bepaal je bij welke status dat is. Je installeert deze koppeling via de Shopify Appstore. Deze koppeling heeft een gratis proefperiode van 30 dagen.

2. Features

Bestellingen uit je Shopify winkel kunnen omgezet worden naar bestellingen of verkooptransacties in SnelStart. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:

- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie worden doorgezet.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats worden doorgezet. In SnelStart wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt.
- In geval van SnelStart bestellingen: De SKU van het product wordt doorgezet, alsmede de naam. Er wordt een default omzetartikelgroep toegewezen.
- Op dit moment is voorraad-synchronisatie niet mogelijk.

3. Nodig toegang SnelStart

Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen.

Klik vervolgens de applicatie aan waarmee je wilt koppelen, of de applicatie Snelstart Maatwerk.

Klik nu op Genereer de sleutel. Copieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.

4. Installatie koppeling

De installatie van de link begint met deze link: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=shopify&invoicesystem=snelstart.

Als je op deze link klikt, of de link naar je browser copieert zie je een scherm waarop je gegevens van je webwinkel en boekhoudsysteem invult:
- De sleutel van je SnelStart account zoals je die in de voorgaande stap hebt aangemaakt. Als je de gegevens hebt ingevuld klik je op de link Ga verder.

Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de financiele instellingen je webwinkel en de financiele instellingen in SnelStart. De koppeling werkt met default BTW tarieven 0%, 6% en 21% en een apart BTW tarief voor ICP en internationale bestellingen. Per BTW tarief kun je voor omzet typen reguliere omzet, verzendkosten en betaalkosten aparte grootboekrekeningen instellen.

Als je de bestellingen uit je webwinkel door wilt zetten naar bestellingen in SnelStart dien je voor de BTW percentages 6% en 21% een artikelomzet rekening uit SnelStart te selecteren. Bij het doorzetten van een bestelling controleert de koppeling eerst of alle producten in de bestelling in SnelStart aanwezig zijn. Als een product niet aanwezig is dan wordt deze toegevoegd aan de artikelomzet rekening die is ingesteld behorend bij het BTW percentage.

Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

5. Day-to-day: Vanuit Shopify

Iedere uur worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches (it happens) van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

6. Day-to-day: Naar SnelStart

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar SnelStart als bestellingen of verkoopboekingen. Deze bestellingen en verkoopboekingen verwerk je vervolgens verder in SnelStart. De referentie in de boeking is de link naar de factuur of bestelling in de webwinkel.

Indien een debiteur van een verkoop niet aanwezig is in SnelStart wordt deze aangemaakt. De koppeling gebruikt het emailadres voor de matching.

Als je verkopen door wilt zetten naar bestellingen in SnelStart dan voegt de koppeling de producten uit de bestelling en een aantal default producten toe zoals Verzendkosten21 en Verzendkosten6. Deze producten worden gebruikt voor verzendkosten, betaalkosten, toeslagen, kortingen en extra kosten in een bestelling. De koppeling controleert wel eerst of de producten al aanwezig zijn in SnelStart. Hiervoor wordt een controle gedaan op SKUs en productnummers.

Let op: Bij internationale en ICP bestellingen hebben de producten die de koppeling van de webwinkel een BTW percentage 0%. Dat betekent dat een product dat nog niet aanwezig is in SnelStart met dit percentage aan SnelStart wordt toegevoegd. Dit is vaak een foutieve situatie omdat het product eigenlijk 6% of 21% BTW heeft. Er zijn drie manieren om dit op te lossen:
- De artikelomzetgroep in SnelStart aanpassen zodra het product is toegevoegd
- Aan ons een default artikelomzetgroep doorgeven
- Via het instellingenscherm een defaultartikelgroep instellen voor BTW 0%

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.