1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Shopify naar Twinfield. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Shopify automatisch een verkoopboeking wordt aangemaakt in Twinfield. Omdat deze boekingen automatisch in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een realtime-koppeling. Zodra een bestelling van status wijzigt controleert de koppeling of de bestelling doorgezet moet worden naar Twinfield. Tijdens de installatie geef je aan wanneer bestellingen worden doorgezet.

De koppeling kan via de Shopify Appstore geinstalleerd worden en kent een proefperiode van 30 dagen.

2. Features

De koppeling van Shopify naar Twinfield zorgt dat voor bestellingen automatisch een transactie wordt aangemaakt in Twinfield. Deze transacties hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. Als je ipv verkoopboekingen facturen wilt aanmaken in Twinfield dan kan dat mits je over de betaalde factuurmodule beschikt. Neem in dat geval contact met ons op.

Bij het doorzetten van de bestelling worden de volgende gegevens van de bestelling doorgezet:

Debiteurinformatie
Debiteuren worden met naam, adres en emailadres toegevoegd aan Twinfield. Opvolgende bestellingen worden op dezelfde debiteur geboekt. De vergelijking vindt plaats op emailadres.

Factuurinformatie
Het bestelnummer komt in de omschrijving te staan van de transactie.

Bestelregels
De bestelbedragen, BTW, kortingen, verzend- en betaalkosten. Kortingen worden netjes uitgesplitst naar BTW percentage. De grootboekrekeningen zijn afhankelijk van het BTW tarief.

3. Nodig: Twinfield administratiecode

De Twinfield administratiecode vind je in je Twinfield account. Als je inlogt ga je naar Algemeen -> Administratie wisselen. Je ziet nu je administratiecode verschijnen.

4. Installatie koppeling

De installatie van de koppeling loopt via de Appstore van Shopify. Je kunt de koppeling vinden in de categorie Accounting of zoeken op de woorden webwinkelfacturen of twinfield. Als je de koppeling gevonden hebt, klik je op Get en de installatie procedure begint.

Nadat je op Get hebt geklikt wordt eerst toestemming gevraagd voor de koppeling met je webwinkel.

Je dient nu twee keer toestemming te geven. Een keer voor de toegang tot je webwinkel, en een keer voor de kosten van de app. De kosten zijn maandelijkse kosten en gaan automatisch in na de 30 dagen proefperiode. Als je de koppeling uitzet binnen de proefperiode worden er geen kosten in rekening gebracht.

Als je toestemming hebt gegeven voor toegang naar de webwinkel word je automatisch doorgeleid naar een scherm waar je je Twinfield administratiecode invult. We hebben in de vorige sectie uitgelegd hoe je deze administratiecode kunt vinden. Klik op Ga verder.

De koppeling naar Twinfield wordt met een zgn. OAuth verbinding gelegd. OAuth is de veiligste manier om twee applicaties - in dit geval de webwinkel en Twinfield - met elkaar te koppelen. Je logt eerst in op je Twinfield account. Vervolgens geef je de koppeling expliciet toestemming om bestellingen toe te voegen.

Je komt nu op het laatste installatiescherm. Je wijst hier de BTW tarieven uit je webwinkel toe aan de BTW codes en grootboekrekeningen in Twinfield. Als je klikt op Installeer de koppeling dan is de koppeling actief.

5. Day-to-day: Vanuit Shopify

Iedere uur worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches (it happens) van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

6. Day-to-day: Naar Twinfield

De bestellingen uit de webwinkel worden in Twinfield geimporteerd als facturen of transacties. In de omschrijving staat het bestelnummer, zodat zoveel mogelijk gebruik gemaakt kan worden van het afletteren in Twinfield.

De totaalbedragen incl BTW worden doorgegeven. De BTW bedragen worden ook doorgegeven zoals ze in de bestelling vermeld staan. Mocht er een verschil zijn tussen het opgetelde bedrag en het totaalbedrag (centen-verschil) dan wordt dit centenverschil verrekend met het BTW bedrag van het eerste product.

Indien ingesteld worden bestellingen afhankelijk van de betaalmethode geboekt onder zgn. dummyklanten. Je kunt dus een dummyklant Mollie aanmaken en alle bestellingen omzetten naar transacties voor deze debiteur. Dit geldt NIET voor zgn ICP bestellingen. Bij ICP bestellingen moet een uitvoeringsland en BTW nummer worden doorgegeven, en de bestelling kan daarom niet op de dummy-debiteur geboekt worden.

De facturen kun je terugvinden via het menu Facturen. De conceptboekingen kun je terugvinden in je administratie.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.