1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Shopify naar Yuki. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Shopify automatisch een factuur wordt aangemaakt in Yuki. Omdat deze bestellingen automatisch in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een realtime-koppeling. Zodra een bestelling van status wijzigt controleert de koppeling of de bestelling doorgezet moet worden naar Yuki. Tijdens de installatie geef je aan wanneer bestellingen worden doorgezet.

De koppeling kan via de Shopify Appstore geinstalleerd worden en kent een proefperiode van 30 dagen.

2. Features

De koppeling van Shopify naar Yuki zorgt dat voor bestellingen automatisch een factuur wordt aangemaakt in Yuki. Deze factuur heeft de status niet verwerkt. Neem contact met ons op als je wilt dat de facturen met status Verwerkt in je administratie komen. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. Bij het doorzetten van de bestelling worden de volgende gegevens van de bestelling doorgezet:

Debiteurinformatie
De klantgegevens, NAW gegevens en emailadres worden toegevoegd aan Yuki. Opvolgende bestellingen worden op dezelfde debiteur geboekt. De vergelijking vindt plaats op emailadres.

Factuurinformatie
Het bestelnummer komt in de omschrijving te staan van de bestelling. Zo kun je gemakkelijk terugvinden welke Yuki factuur bij welke Shopify bestelling hoort.

Bestelregels
De productnamen, bestelbedragen, BTW, kortingen, verzend- en betaalkosten. Als een product nog niet aanwezig is in Yuki, dan maakt Yuki zelf het product aan met de opgegeven grootboekrekeningen.

3. Nodig: Yuki administratie- en toegangscode

Op de website van Yuki staat uitgelegd hoe je voor jouw Yuki administratie-code een toegangscode voor de koppeling aanmaakt als gebruiker met een directe rol. De toegangscode is de in Yuki gegenereerde 'webservices API-key’.

4. Installatie koppeling

Met de administratie- en toegangscode van Yuki kun je de koppeling tussen Shopify en Yuki leggen. De installatie van de koppeling loopt via de Appstore van Shopify. Je kunt de koppeling vinden in de categorie Accounting of zoeken op de woorden webwinkelfacturen of shopify. Als je de koppeling gevonden hebt, klik je op Get en de installatie procedure begint.

Nadat je op Get hebt geklikt wordt eerst toestemming gevraagd voor de koppeling met je webwinkel.

Als je toestemming hebt gegeven voor toegang naar de webwinkel word je automatisch doorgeleid naar een scherm waar je de toegangscode en gebruikersnaam kunt invullen. Klik op Ga verder om naar het volgende scherm te gaan.

Je komt nu op het laatste installatiescherm. Je wijst hier de BTW tarieven uit je webwinkel toe aan de BTW codes en grootboekrekeningen in Yuki. Als je klikt op Installeer de koppeling dan is de koppeling actief.

5. Day-to-day: Vanuit Shopify

Iedere uur worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches (it happens) van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

6. Day-to-day: Naar Yuki

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Yuki als facturen met de status concept. Het is mogelijk om de facturen te laten versturen met status verwerkt. Neem in dat geval contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.

Het bestelnummer en evt factuurnummer wordt meegenomen in de omschrijving. Dit maakt het mogelijk om de factuur te relateren aan de bestelling in de webwinkel.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.