1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Stockpilot en Exact Online.
De koppeling zorgt dat facturen uit de Stockpilot webwinkel automatisch worden doorgezet naar bestellingen, facturen of verkoopboekingen in Exact Online. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Exact Online, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Stockpilot en in de FAQ voor Exact Online.
Er is een proefperiode van 14 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
Controle vooraf facturen
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Stockpilot factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Stockpilot factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de factuur een overeenkomstige BTW code in Exact Online bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.
Doorzetten facturen
Het doorzetten van een Stockpilot factuur naar Exact Online gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Exact Online aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar Exact Online bestellingen of facturen wordt gecontroleerd of de producten uit de Stockpilot factuur al in Exact Online aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De Exact Online factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
Controle achteraf
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Exact Online is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Stockpilot factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Exact Online een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Exact Online verderop in de handleiding.
3.Nodig: Stockpilot connectie
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Stockpilot webwinkel. Stockpilot regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door Stockpilot gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Facturen uit Stockpilot kunnen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen, facturen of verkoopboekingen. Via de contract-instellingen is de gewenste optie te selecteren.
Divisiecode Exact Online
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden. Na het instellen van de divisiecode kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Exact Online. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Dagboek Exact Online
Er dient een dagboek ingesteld te worden voor de boekingen. Voor het aanmaken van verkoopboekingen dient hier een verkoopdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 70 en voor Belgische administraties 700. Voor de omzetboekingen dient een kasdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 10.
Betaalconditie Exact Online
Bij het aanmaken van nieuwe debiteuren zal de koppeling een betaalconditie instellen. Via de dropdown kan de betaalconditie geselecteerd worden die de koppeling aan nieuwe debiteuren toevoegt. Deze betaalconditie wordt niet toegevoegd als het een bestaande debiteur betreft.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Exact Online. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit Stockpilot werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit Stockpilot dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor facturen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je afsluitingen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.
Intracommunautaire (ICP) en internationale leveringen
De optie Intracommunautaire prestaties / ICP is voor zakelijke leveringen binnen de EU. Deze verkopen brengen 0% BTW in rekening. Een BTW nummer van de kant is verplicht. De optie Internationaal gaat over leveringen buiten de EU. De koppeling verwacht voor deze verkopen 0% BTW, anders kunnen de verkopen niet doorgezet worden. Voor zowel ICP als internationale leveringen kunnen aparte BTW codes en grootboekrekeningen ingesteld worden.
De Exact Online BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen. Is er gekozen voor Exact Online excl dan zullen alleen de Exact Online BTW codes excl worden getoond. Is gekozen voor Exact Online incl dan worden alleen de Exact Online BTW codes incl getoond. Alleen de Winst en Verlies grootboekrekeningen aan de credit-zijde worden getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd.
5.Day-to-day: Vanuit Stockpilot
6.Day-to-day: Naar Exact Online
Aanmaken transacties
Bij het aanmaken van verkoopboekingen (SalesEntries) in Exact Online wordt het bestelnummer doorgezet en nieuwe debiteuren aangemaakt als zij nog niet in Exact Online staan.
Bij het aanmaken van facturen (SalesInvoices) of bestellingen (SalesOrders) worden daarnaast ook de producten doorgezet als zij nog niet in Exact Online aanwezig zijn.
Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact Online debiteur gebruikt als debiteur van de Exact Online transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken producten
Onderstaande is alleen van toepassing als je facturen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen.
Nieuwe producten in Exact Online Indien de facturen worden doorgezet naar Exact Online facturen of bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de factuur al in Exact Online bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan Exact Online. Bestaat een product al in Exact Online dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De regels voor het matchen van producten tussen Stockpilot en Exact Online kun je in deze FAQ nalezen.
Indien facturen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Exact Online. Producten in Exact Online worden nooit gewijzigd.
Uitzetten grootboeksturing: Bij het doorzetten naar Exact Online facturen is het mogelijk om de factuur aan te maken zonder grootboekrekening. Voor een uitleg zie deze FAQ. Indien je van deze optie gebruik wilt maken kun je contact met ons opnemen. Voor Exact Online bestellingen geeft de koppeling nooit een grootboekrekening mee, dan bepaalt het product in Exact Online de grootboeksturing. Voor Exact Online verkoopboekingen geeft de koppeling geen producten mee. Daarom kan ook voor deze optie de grootboeksturing niet uitgezet worden.
BTW producten Bij het aanmaken van nieuwe producten in Exact Online hanteert de koppeling het BTW percentage in de verkoopregel.
Uitwerking veldniveau Exact Online
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Klant-id | 6a7...e44 | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
| Datum | 2022-12-05 | De besteldatum |
| Status | 10 | Vaste waarde, kan niet aangepast worden |
| Omschrijving | 3300 | |
| Uw kenmerk | 3300 | Het bestelnummer uit de bestelling in Stockpilot. |
| Betalingskenmerk | ||
| WarehouseID | f40...cec | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Verzendadres | Identifier | Als het verzendadres afwijkt van het factuuradres dan maakt de koppeling een apart verzendadres aan in Exact Online. De identifier uit de verzendadres wordt meegegeven. |
| Bestelregels | ||
| Description | Gloss - 5 mtr | Naam van het product in de Stockpilot verkoopregel |
| Item | 227...2ed | De identifier van het product uit Exact Online |
| Aantal | 39 | |
| Prijs | 5.2000 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
| BTW code | 2 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Currency | EUR | De valuta van de Stockpilot bestelling. Deze optie staat standaard uit. Op verzoek kan de valuta uit de verkoop toegevoegd worden |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Klant-id | 6a7...e44 | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
| Datum | 2022-12-11 | De besteldatum |
| Type | 8020 of 8023 | 8020 voor gewone facturen, 8023 voor directe verkoopfacturen. |
| Status | 20 | Concept, de koppeling maakt alleen facturen aan met status concept. |
| Dagboek | 70 | Verkoopdagboek |
| Omschrijving | ||
| Uw kenmerk | 8790 | |
| Opmerking | # | # |
| Betalingskenmerk | ||
| WarehouseID | f40...cec | Alleen bij Directe facturen. Dit moet apart aangevraagd worden. Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Factuurregels | ||
| Description | Guide guidebook | Naam van het product in de Stockpilot verkoopregel |
| Item | 227...2ed | De identifier van het product uit Exact Online |
| Aantal | 1 | |
| Prijs | 79.99 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
| BTW code | 4 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Omzetrekening | 239...5fa | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie. Op aanvraag kan dit veld niet worden meegegeven. De grootboeksturing wordt dan uitgezet. |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Klant-id | f40...cec | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
| Datum | 2022-12-12 | De Besteldatum |
| Dagboek | 70 | Verkoopdagboek |
| Status | 20 | Concept, de koppeling maakt alleen verkoopboekingen aan met status concept. |
| Omschrijving | ||
| Uw kenmerk | ||
| Betalingskenmerk | ||
| Regels verkoopboeking | ||
| Description | harde vloer borstel | Naam van het product in de Stockpilot verkoopregel |
| Aantal | 1 | |
| Prijs | 5.95 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
| BTW code | 4 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Omzetrekening | 3f3...219 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie. |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Uitleg tabs dashboard
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke facturen uit je Stockpilot webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online.Wat als facturen missen in Exact Online
Als facturen ontbreken in Exact Online adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:- Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
- Ga naar tab Fouten en kijk of de factuur daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de
factuur van een eerdere maand is. Als je de factuur in dit overzicht vindt:
- Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
- Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de factuur opnieuw aan te bieden.
- Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
- Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
- Ga naar tab Rapportage en kijk of de factuur daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van Exact Online bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de factuur kunt zoeken.
- Ga naar tab Open en kijk of de factuur daar staat.
- Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.