1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Stockpilot en SnelStart.
De koppeling zorgt dat facturen uit de Stockpilot webwinkel automatisch worden doorgezet naar bestellingen / verkoopboekingen in SnelStart. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in SnelStart, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Stockpilot en in de FAQ voor SnelStart.
Er is een proefperiode van 14 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
Controle vooraf facturen
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Stockpilot factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Stockpilot factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de factuur een overeenkomstige BTW code in SnelStart bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.
Doorzetten facturen
Het doorzetten van een Stockpilot factuur naar SnelStart gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in SnelStart aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Stockpilot factuur al in SnelStart aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De SnelStart transactie (financiele boeking, bestelling) wordt aangemaakt en doorgezet.
Controle achteraf
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van SnelStart is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Stockpilot factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft SnelStart een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar SnelStart verderop in de handleiding.
3.Nodig: Stockpilot connectie
4.Nodig: SnelStart API sleutel
Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.
De sleutel maak je aan afhankelijk van je Snelstart administratie. Zorg er dus voor dat je controleert dat je de sleutel aanmaakt voor de administratie waarbinnen je de omzet wilt boeken.
Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen en zoekt daar op Webwinkelfacturen. Er komen nu allerlei tegels tevoorschijn voor verschillende systemen. Je zoekt de tegel voor Stockpilot.
Klik nu op Genereer de sleutel. Kopieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Stockpilot webwinkel. Stockpilot regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met SnelStart. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie SnelStart administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door Stockpilot gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie SnelStart
Je legt de connectie met Snelstart via de sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast SnelStart. Je kunt de sleutel nu invullen in het popup window.
Het is mogelijk om een dagboek in te stellen. Als je doorzet naar SnelStart financiele boekingen is het instellen optioneel, en vul je Debiteuren in.
Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen kan een factuurlayout gekozen worden. Dit is niet verplicht.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in SnelStart. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit Stockpilot werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit Stockpilot dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor facturen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je afsluitingen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.
Intracommunautaire (ICP) en internationale leveringen
De optie Intracommunautaire prestaties / ICP is voor zakelijke leveringen binnen de EU. Deze verkopen brengen 0% BTW in rekening. Een BTW nummer van de kant is verplicht. De optie Internationaal gaat over leveringen buiten de EU. De koppeling verwacht voor deze verkopen 0% BTW, anders kunnen de verkopen niet doorgezet worden. Voor zowel ICP als internationale leveringen kunnen aparte BTW codes en grootboekrekeningen ingesteld worden.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
6.Day-to-day: Vanuit Stockpilot
7.Day-to-day: Naar Snelstart
De synchronisatie van gegevens tussen Stockpilot en SnelStart is als volgt.
De facturen worden in SnelStart geimporteerd als bestellingen of financiele boekingen.
Standaard staat de koppeling ingericht op het aanmaken van financiele boekingen. Deze keuze is te wijzigen in de contractinstellingen in het dashboard, tabblad Configuratie of via email bij ons aan te vragen. Voor het doorzetten naar bestellingen is het pakket InBalans of InZicht nodig. Voor doorzetten naar financiele boekingen is naast deze pakketten ook InKaart geschikt.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze SnelStart debiteur gebruikt als debiteur van de SnelStart transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan SnelStart. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Verzendadres Bij de optie SnelStart bestellingen geeft de koppeling een apart verzendadres mee aan de bestelling mits het verzendadres verschilt met het factuuradres.
De koppeling maakt een bestelling of financiele boeking aan in SnelStart, geen factuur. Daarom kan de koppeling er nit voor zorgen dat een factuur automatisch verstuurd wordt vanuit SnelStart. Het is wel mogelijk om een factuur-layout in te stellen. Dat kan via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, tab Configuratie.
Uitwerking veldniveau SnelStart
| Benodigd pakket: InKaart, InBalans of InZicht | ||
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Factuurdatum | [orderdate] | Datum factuur |
| Factuurnummer | [ordernumber] |
bestel- of factuurnummer
Let op: Creditfacturen krijgen automatisch een prefix C_ als het bestelnummer als factuurnummer wordt gebruikt. |
| Betalingstermijn | 14 dagen | Dit kan niet aangepast worden. |
| Omschrijving | Bestelnummer / Factuurnummer / Betaalmethode indien aanwezig |
|
| Factuurbedrag | Het totaalbedrag van de factuur incl BTW. | |
| Klant | ||
| Id | [debiteurID] | SnelStart debiteur-id. |
| uri | /relaties/[debiteurID] | |
| Boekingsregel | ||
| Omschrijving | [name] | |
| Grootboekrekening | Zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard. | |
| Bedrag | Bedrag excl BTW. | |
| Kostenplaats | 1 default kostenplaats per koppeling. | |
| BTWregels | ||
| BTW bedrag | [price] | |
| BTWsoort |
|
|
| Benodigd pakket: InBalans of InZicht | ||
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| relatie | ||
| id | 7382g324-8f90-76b8-h999-fv4sh870c87j | SnelStart debiteur-ID. |
| uri | /relaties/7382g324-8f90-76b8-h999-fv4sh870c87j | |
| procesStatus | Order | |
| datum | 2023-03-01 | Datum factuur |
| verkooporderBtwIngaveModel | Exclusief | Standaard Exclusief, kan aangepast worden naar inclusief. |
| omschrijving | 890492 / iDEAL | Bestelnummer / Factuurnummer / Betaalmethode indien aanwezig |
| betalingskenmerk | 890492 |
|
| memo | ||
| regels | ||
| artikel | ||
| id | 8d76f75n-9283-9291-93m2-fv5682e34akd | |
| uri | /artikelen/8d76f75n-9283-9291-93m2-fv5682e34akd | |
| omschrijving | Digital Xbox one - wit | |
| stuksprijs | 245.45 | Eenheidsprijs excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt. |
| aantal | 1 | |
| totaal | 245.45 | Totaal excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt |
| verkoopordersjabloon | ||
| id | 8fe5j5y8-h8a1-9084-760h-98k979h4ujk4 | |
| uri | /verkoopordersjablonen/8fe5j5y8-h8a1-9084-760h-98k979h4ujk4 | |
|
De SnelStart bestellingen hebben nooit negatieve eenheidsprijzen. Bij een negatieve eenheidsprijs wordt het aantal en het bedrag met (-1) vermenigvuldigd. |
||
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| artikelcode | [articlekey] | |
| Omschrijving | [productName] | |
| ArtikelOmzetgroep |
|
|
| ModifiedOn | [date] | |
| isNonActief | false | |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| relatiesoort | Klant | |
| Naam | [name] | |
| Telefoon | [Telnr] | |
| Mobiel | [Mobile] | |
| [Email] | ||
| KvKnummer | [KvK] | |
| Iban | [Bankaccount_iban] | |
| VestigingsAdres |
|
|
| correspondentieAdres | Hetzelfde als VestigingsAdres. | |
| btwNummer | [Btwnr] | |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Uitleg tabs dashboard
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke facturen uit je Stockpilot webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar SnelStart.Wat als facturen missen in SnelStart
Als facturen ontbreken in SnelStart adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:- Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
- Ga naar tab Fouten en kijk of de factuur daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de
factuur van een eerdere maand is. Als je de factuur in dit overzicht vindt:
- Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
- Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de factuur opnieuw aan te bieden.
- Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
- Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
- Ga naar tab Rapportage en kijk of de factuur daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van SnelStart bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de factuur kunt zoeken.
- Ga naar tab Open en kijk of de factuur daar staat.
- Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.