1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Woocommerce en e-Boekhouden. De koppeling zorgt dat er van bestellingen in Woocommerce automatisch een mutatie of factuur wordt aangemaakt in e-Boekhouden. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Via deze website kun je een gratis proefperiode voor deze koppeling aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. De koppeling werkt voor WooCommerce webwinkels vanaf versie 3.2. Er is een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/38/woocommerce.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

2.Features

Bestellingen uit de Woocommerce kunnen naar e-Boekhouden worden doorgezet naar e-Boekhouden mutaties of facturen. De default is mutaties, de optie facturen kun je bij ons aanvragen.

2.1 Gegevens

De koppeling zet de volgende gegevens door:
- De regels uit de factuur, inclusief de prijs en de BTW. De naam van het product wordt alleen doorgezet bij de optie facturen, niet bij de optie mutaties.
- De debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer. Bij e-Boekhouden mutaties geeft de koppeling alle debiteur-gegevens mee en verwerkt e-Boekhouden zelf de debiteur. Bij de optie facturen kijkt de koppeling eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Matching van debiteuren tussen Woocommerce en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.
- Producten Bij de optie facturen controleert de koppeling eerst of een product al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo niet dan wordt het product toegevoegd. Matching vindt plaats op Woocommerce SKU en e-Boekhouden ArtikelCode.
- Nummers facturen Zet je Woocommerce bestellingen door naar e-Boekhouden facturen dan geeft de koppeling een omschrijving mee (BoekhoudmutatieOmschrijving in e-Boekhouden) en optioneel het e-Boekhouden factuurnummer. Voor meer informatie zie de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in deze handleiding.
- Nummers mutaties Zet je Woocommerce bestellingen door naar e-Boekhouden mutaties dan geeft de koppeling een omschrijving, een factuur en een betalingskenmerk mee. Voor meer informatie zie de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in deze handleiding.

Let op bij doorzetten naar mutaties: Bij het doorzetten naar mutaties worden mutaties overschreven bij gelijke factuurnummers. Bij het koppelen van meerdere verkoopsystemen aan 1 e-Boekhouden account zul je moeten zorgen dat de factuurnummers per systeem uniek zijn.
Let op bij doorzetten naar facturen: Bij het doorzetten naar facturen kunnen er afrondingsverschillen ontstaan. Die verschillen ontstaan om we bij e-Boekhouden facturen alleen de eenheidsprijs excl BTW kunnen doorgeven.

2.2 Dagelijkse verwerking:

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de bestelling uit:
- We controleren het totaal van de bestelling met de bedragen op de bestelregels en het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- We controleren of de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code en grootboekrekening in e-Boekhouden heeft.

Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar e-Boekhouden. Nadat de bestelling is doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Nodig: WooCommerce sleutels

Als je wilt koppelen met WooCommerce dien je een WooCommerce consumerkey en consumersecret in je webwinkel aan te maken. Ga naar de WooCommerce instellingen en klik op het tabblad Advanced.
Ga vervolgens naar het tabblad REST API en klik op “Add key” om nieuwe sleutels toe te voegen.
Plaatje WooCommerce Sleutels

Geef een goede beschrijving van de sleutel op zodat je later weet waarom je hem gegenereerd had. Kies voor de rechten Read, want je gaat bestellingen uit WooCommerce lezen. Klik vervolgens op Genereer API.
Plaatje WooCommerce Sleutels

De consumer key en consumer secret worden gegenereerd en getoond. Kopieer en bewaar ze. Je hebt ze nodig voor de installatie en ze zijn later niet meer in te zien.
Plaatje WooCommerce Sleutels

 

WEBHOOKS OPTIONEEL Alleen nodig indien je direct orders wilt doorschieten

De laatste paragraaf uit dit hoofdstuk "WooCommerce Sleutels", is alleen nodig indien je real-time orders wilt doorzetten naast de reguliere batch. Indien je deze subsectie overslaat worden je bestellingen vanuit WooCommerce, na installatie van de koppeling in het volgende hoofdstuk, nog steeds op batch niveau regelmatig en automatisch overgezet.

Om de webhook te maken, klik je binnen het hoofd tabblad "Advanced” op tabje “Webhooks” en daar op de knop ”Add webhook".
Plaatje WooCommerce Webhook

 

In het scherm dat nu geopend is, vul je de gevraagde informatie in. Geef een goede beschrijving van de naam van de webhook. De Status dient "active" te zijn. Bij het derde veld vul je in wanneer de webhook wordt geactiveerd. Wij adviseren hier "Order updated" (Nederlands "Order gewijzigd) te kiezen.
Plaatje WooCommerce Webhook

 

Bij “Delivery URL" vul je in: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/woocommerce/webhook.php?licensekey=UWLICENTIESLEUTEL
waarbij "UWLICENTIESLEUTEL" uiteraard je eigen specifieke webwinkelfacturen.nl licentiesleutel is die je hebt gekregen in je e-mail bevestiging van de koppeling (32 letter/cijfer combinatie). Bij de secret vul je de WooCommerce consumersecret in zoals gegenereerd in het begin van deze paragraaf. Tot slot dien je de configuratie op te slaan (save webhook).

Indien je later ooit de Webhooks zou willen de-activeren, ga je binnen "Advanced” tab naar subtab "Webhooks" en kiest voor die specifieke webhook "delete permanently”.

4.Nodig: e-Boekhouden.nl codes

Om de koppeling met e-Boekhouden.nl te leggen zijn er speciale codes nodig. Deze zijn:
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2

De gebruikersnaam is de gebruikersnaam waarmee je inlogt. De beveiligingscode vind je bij de Instellingen. Ga naar Beheer > Instellingen > Webwinkelfacturen. Je ziet dan de twee beveiligingscodes staan. Deze codes vul je in de volgende stap in.

 

5.Installatie

Via deze website kun je een gratis proefperiode voor deze koppeling aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. De koppeling werkt voor WooCommerce webwinkels vanaf versie 3.2.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de WooCommerce webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie WooCommerce webwinkel:
De authenticatie met je WooCommerce webwinkel gebeurt via de Clientkey en Clientsecret die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast WooCommerce en vul de Clientkeyen Clientsecret in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen. Is de connectie niet gelegd wordt dan is hier een faq voor troubleshooting.

Authenticatie e-Boekhouden.nl:
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je boekhoudpakket. Bestellingen met een betaalmethode worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe vaste debiteuren aangemaakt. Let op: Vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij ICP bestellingen moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor ICP bestellingen altijd een debiteur aangemaakt in e-Boekhouden.

6.Day-to-day: Vanuit Woocommerce

Doorzetschema:

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Status doorzetten:

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Dat kan zijn (i) voltooid (engels: completed), of (ii) in verwerking (engels: processing).

Bestellingen die worden opgehaald met status voltooid worden altijd doorgezet. Bestellingen die worden opgehaald met status in verwerking worden doorgezet als dat is aangegeven bij de instellingen. Je kunt de instellingen inzien bij tab Configuratie van het dashboard.

Bestellingen die worden opgehaald en een andere status hebben, bijvoorbeeld in de wacht worden doorgezet als zij status voltooid hebben. Ook als zij in de tussentijd de status in verwerking krijgen en de status in verwerking staat aangevinkt bij tab Configuratie van het dashboard.

BTW nummers:

Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op. Er zijn talloze plugins om BTW nummers mee te geven aan WooCommerce bestellingen en het is onmogelijk om iedere plugin via de koppeling te ondersteunen. Er is een vaste lijst veldnamen waaruit de koppeling het BTW nummer leest. Deze lijst staat in de FAQ.

Zorg dus dat BTW nummers in de goede velden staan, dan kan de koppeling ze uitlezen.

BTW berekening:

WooCommerce werkt met BTW klassen en BTW percentages. Bij de BTW percentages staat standaard in WooCommerce zowel genoemd met 2 decimalen als met 4 decimalen. De koppeling gebruikt de 4 decimalen om het BTW percentage zo goed mogelijk te berekenen. Zorg er dus voor dat de BTW op 4 decimalen in de bestelregels aanwezig is.

Bij de bestelregels bepaalt de koppeling de BTW code in het boekhoudsysteem op basis van de BTW klasse + het BTW percentage. Bij de verzendkosten bepaalt de koppeling de BTW code in het boekhoudsysteem alleen op basis van het BTW percentage.

Refunds:

Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet neem dan contact met ons op dmv een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Wij ondersteunen refunds sinds kort. Zie hier voor meer informatie: FAQ.

7.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl

De bestellingen uit de worden in e-Boekhouden.nl geimporteerd als mutaties of facturen. Per Woocommerce bestelling worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.

Bij het aanmaken van facturen of mutaties kunnen met name de omschrijvingen en de factuurnummers aangepast worden. Hieronder de mogelijkheden voor het aanmaken van facturen en mutaties in e-Boekhouden.nl.

Facturen

Bij het doorzetten naar e-Boekhouden Facturen geeft de koppeling de volgende velden mee:

  • Het factuurnummer - dit is optioneel, wij adviseren om e-Boekhouden de factuurnummers te laten bepalen. Dan zijn ze zeker uniek en opvolgend. Wil je het factuurnummer toch meegeven dan kan dat op de volgende manier:
    • bestelnummer (default) of factuurnummer
  • De BoekhoudmutatieOmschrijving
    • bestelnummer - factuurnummer (indien aanwezig) - betaalmethode (indien aanwezig)
  • Datum
  • Factuurprofiel
  • Debiteur
    • De koppeling controleert of een debiteur al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo niet, dan maakt de koppeling de debiteur aan. Zo ja, dan hergebruikt de koppeling de bestaande e-Boekhouden debiteur. De koppeling zal nooit debiteuren wijzigen in e-Boekhouden. Het veld Voor de matching van debiteuren wordt het emailadres gebruikt. wordt gebruikt voor de matching van debiteuren.
  • Producten
    • De koppeling controleert of een product al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo niet dan maakt de koppeling het product aan. Zo ja, dan hergebruikt de koppeling het bestaande product. De koppeling zal nooit producten wijzigen in e-Boekhouden. Het veld Voor de matching van producten wordt het veld ArtikelCode gebruikt. wordt gebruikt voor de matching van producten.
  • Regels
    • Aantal
    • Code - van het product
    • Omschrijving - de omschrijving in de regel
    • PrijsPerEenheid - eenheidsprijs excl BTW
    • BTWCode - zoals ingesteld via het dashboard
    • TegenrekeningCode - zoals ingesteld via het dashboard

Mutaties

Bij het doorzetten naar e-Boekhouden mutaties geeft de koppeling de volgende velden mee:

  • Rekening - meestal 1300, op verzoek aan te passen
  • Omschrijving
    • Bestelling bestelnummer, factuur factuurnummer - Betaalmethode betaalmethode
    • Het factuurnummer en de betaalmethode kunnen wegvallen afhankelijk van de contractinstellingen of als ze niet aanwezig zijn in de bestelling.
  • Factuur
    • Het bestelnummer of het factuurnummer, afhankelijk van de contractinstellingen
  • Betalingskenmerk
    • Als het veld FACTUUR van de e-Boekhouden transactie het bestelnummer bevat dan staat hier het factuurnummer
    • Als het veld FACTUUR van de e-Boekhouden transactie het factuurnummer bevat dan staat hier het bestelnummer
  • Debiteur
    • De volledige debiteurgegevens worden meegegeven. e-Boekhouden.nl zorgt zelf voor de verwerking van de debiteur.
  • Regels
    • Bedrag incl BTW
    • Bedrag excl BTW
    • BTW percentage
    • BTW bedrag
    • Grootboekrekening

Let op: Bij het doorzetten naar e-Boekhouden mutaties worden mutaties overschreven bij gelijke factuurnummers. Bij het koppelen van meerdere verkoopsystemen aan e-Boekhouden zul je moeten zorgen dat de bestellingnummers per systeem uniek zijn.

Kortingen die betrekking hebben op de hele bestelling worden uitgesplitst naar BTW tarief. Bevat de bestelling zowel artikelen met 21 en 9% dan verschijnen er 2 kortingsregels in de mutatie, een korting voor 21% en een korting met 9%.

 

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Woocommerce , per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/38/woocommerce.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Let op: WooCommerce webwinkels kunnen maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.