1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Woocommerce naar Minox. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Woocommerce automatisch verkoopboekingen worden aangemaakt in Minox. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling werkt vanaf WooCommerce 3.1.  Deze koppeling is een batch koppeling. Ieder uur worden de bestellingen opgehaald uit Woocommerce en doorgezet naar je boekhoudsysteem. Als je de optie Webhooks hebt ingeschakeld kun je er zelfs een real-time koppeling van maken.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/38/woocommerce.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/28/minox.html.

2.Features

Bestellingen uit je Woocommerce winkel worden doorgezet naar verkoopboekingen in Minox. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie naar Minox verkoopboekingen.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats. In Minox wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt voor de verkoopboeking.
- De producten met prijs en BTW informatie. Producten worden niet aangemaakt in Minox. De naamgeving in de verkoopregels wordt wel doorgezet.

3.Nodig: WooCommerce sleutels

Als je wilt koppelen met WooCommerce dien je een WooCommerce consumerkey en consumersecret in je webwinkel aan te maken. Ga naar de WooCommerce instellingen en klik op het tabblad Advanced.

Ga vervolgens naar het tabblad REST API en klik op “Add key” om nieuwe sleutels toe te voegen.

Geef een goede beschrijving van de sleutel op zodat je later weet waarom je hem gegenereerd had. Kies voor de rechten Read, want je gaat bestellingen uit WooCommerce lezen. Klik vervolgens op Genereer API.

De consumer key en consumer secret worden gegenereerd en getoond. Copieer en bewaar ze. Je hebt ze nodig voor de installatie en ze zijn later niet meer in te zien.

WEBHOOKS OPTIONEEL Alleen nodig indien je direct orders wilt doorschieten

De laatste paragraaf uit dit hoofdstuk "WooCommerce Sleutels", is alleen nodig indien je real-time orders wilt doorschieten naast de reguliere batch. Indien je deze subsectie overslaat worden je bestellingen vanuit WooCommerce, na installatie van de koppeling in het volgende hoofdstuk, nog steeds op batch nivo regelmatig en automatisch overgezet.

Om de webhook te maken, klik je binnen het hoofd tabblad "Advanced” op tabje “Webhooks” en daar op de knop ”Add webhook".

In het scherm dat nu geopend is, vul je de gevraagde informatie in. Geef een goede beschrijving van de naam van de webhook. De Status dient "active" te zijn. Bij het derde veld vul je in wanneer de webhook wordt geactiveerd. Wij adviseren hier "Order updated" (Nederlands "Order gewijzigd) te kiezen.

Bij “Delivery URL" vul je in: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/woocommerce/webhook.php?licensekey=UWLICENTIESLEUTEL
waarbij "UWLICENTIESLEUTEL”” uiteraard je eigen specifieke webwinkelfacturen.nl licentiecode is die je hebt gekregen in je email bevestiging van de koppeling (32 letter/cijfer combinatie). Bij de secret vul je de WooCommerce consumersecret in zoals gegenereerd in het begin van deze paragraaf. Tot slot dien je de configuratie op te slaan (save webhook).

Indien je later ooit de Webhooks zou willen de-activeren, ga je binnen "Advanced” tab naar subtab "Webhooks" en kiest voor die specifieke webhook "delete permanently”.

4.Nodig: Inrichting Minox

Opdat de koppeling optimaal haar werk kan doen is een goede inrichting van Minox belangrijk. Deze link geeft tips en informatie en wordt verzorgd door Minox zelf: Tips inrichting Minox.

5.Installatie koppeling WooCommerce - Minox

Als je de sleutels in WooCommerce en de sleutel in Minox hebt aangemaakt kun je de koppeling tussen WooCommerce en Minox leggen. De installatie begint met deze link:https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=woocommerce&invoicesystem=minox.

Er verschijnt nu een scherm waarop je de API sleutel van je webwinkel invult, en de sleutel van je Minox account. Je kunt ook de datum van je boekingen instellen en instellen wanneer je wilt dat een boeking aangemaakt wordt.

 

Leg de connectie met je webwinkel en Minox

 

Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Minox. Ook kun je vaste debiteuren selecteren voor de betaalmethoden in je webwinkel. Tenslotte kies je een dagboek voor je verkopen. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

 

Relatie tussen de BTW tarieven in Woocommerce en Minox

6.Day-to-day: Vanuit Woocommerce

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Dat kan zijn (i) voltooid (engels: completed), of (ii) in verwerking (engels: processing). Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

7.Day-to-day: Naar Minox

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Minox als verkoopboekingen. Deze verkoopboekingen worden vervolgens in het Minox boekhoudsysteem verder verwerkt. De omschrijving in de boeking is de link naar de factuur of bestelling in de webwinkel.

Naast de bestellingen maakt de koppeling ook debiteuren aan. Er vindt wel eerst een controle plaats of de debiteur al aanwezig is in Minox. Voor de debiteur wordt hiervoor het emailadres gebruikt.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

 

 

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestelling uit je Woocommerce, per wanneer, zijn doorgezet naar Minox. Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Er is een extra knop > Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >> Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag en antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/38/woocommerce.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/28/minox.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.