1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Woocommerce en Twinfield. De koppeling zorgt dat er van bestellingen in Woocommerce automatisch een verkooptransacties of facturen wordt aangemaakt in Twinfield. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling werkt vanaf WooCommerce 3.1.  Deze koppeling is een batch koppeling. Ieder uur worden de bestellingen opgehaald uit Woocommerce en doorgezet naar je boekhoudsysteem. Als je de optie Webhooks hebt ingeschakeld kun je er zelfs een real-time koppeling van maken.

Via deze website kun je een gratis proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/38/woocommerce.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.

2.Features

Bestellingen uit je Woocommerce winkel worden doorgezet naar verkooptransacties of facturen in Twinfield. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie naar Twinfield verkooptransacties of facturen. Standaard is verkooptransacties. Voor Twinfield facturen is de betaalde factuurmodule nodig. Neem contact met ons op als je van deze optie gebruik wilt maken.
- De debiteurgegevens zoals naam, e-mailadres, adres en woonplaats. In Twinfield wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres. Let op, het factuuradres wordt doorgezet, niet het verzendadres.

3.Nodig: WooCommerce Sleutels

Als je wilt koppelen met WooCommerce dien je een WooCommerce consumerkey en consumersecret in je webwinkel aan te maken. Ga naar de WooCommerce instellingen en klik op het tabblad API. Controleer dat de optie REST API staat aangevinkt.

 

Plaatje WooCommerce Sleutels

 

Ga vervolgens naar het tabblad Keys / Apps en klik op Add new om nieuwe sleutels toe te voegen.

Geef een goede beschrijving van de sleutel op zodat je later weet waarom je hem gegenereerd had. Kies voor de rechten Read, want je gaat bestellingen uit WooCommerce lezen. Klik vervolgens op Genereer API.

 

Plaatje WooCommerce Sleutels

 

De consumer key en consumer secret worden gegenereerd en getoond. Copieer en bewaar ze. Je hebt ze nodig voor de installatie en ze zijn later niet meer in te zien.

 

Plaatje WooCommerce Sleutels

 

WEBHOOKS OPTIONEEL Alleen nodig indien je direct orders wilt doorschieten

De laatste paragraaf uit dit hoofdstuk "WooCommerce Sleutels", is alleen nodig indien je real-time orders wilt doorschieten naast de reguliere batch. Indien je deze subsectie overslaat worden je bestellingen vanuit WooCommerce, na installatie van de koppeling in het volgende hoofdstuk, nog steeds op batch nivo regelmatig en automatisch overgezet.

Om de webhook te maken, klik je binnen het hoofd tabblad "API" op ”Add webhook".

 

Plaatje WooCommerce Webhook

 

In het scherm dat nu geopend is, vul je de gevraagde informatie in. De naam zal het systeem voor je invullen. De Status dient "active" te zijn. Bij het derde veld vul je in wanneer de webhook wordt geactiveerd. Wij adviseren hier "Order updated" (Nederlands "Order gewijzigd) te kiezen.

 

Plaatje WooCommerce Webhook

 

Bij "URL" vul je in:
https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/woocommerce/webhook.php?licensekey=UWLICENTIESLEUTEL
waarbij„"UWLICENTIESLEUTEL”” uiteraard uw eigen specifieke webwinkelfacturen.nl licentiecode is die je hebt gekregen in je email bevestiging van de koppeling (32 letter/cijfer combinatie). Bij de secret vul je de WooCommerce concumersecret in zoals gegenereerd in het begin van deze paragraaf. Tot slot dien je de configuratie„"op te slaan (save)”.

Indien je later ooit de Webhooks zou willen de-activeren, ga je binnen "API" tab naar subtab "Webhooks" en kiest "de-activeren”.

4.Installatie koppeling

De koppeling tussen Woocommerce en Twinfield vraag je aan via https://www.webwinkelfacturen.nl/koppeling-woocommerce-twinfield. Nadat je de koppeling hebt aangevraagd ontvang je een bevestiging met daarin een installatie-url. Deze url is 7 dagen geldig en leidt je direct naar de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Na 7 dagen kun je nog steeds de koppeling leggen als je inlogt via het dashboard.

Via de Configuratie-tab van het dashboard doe je het volgende:
1. Je accepteert de Algemene Voorwaarden en de AVG.
2. Je legt een connectie met Woocommerce. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen en klanten te lezen.
3. Je legt een connectie met Twinfield. De koppeling heeft toestemming nodig om financiele gegevens naar Twinfield te schrijven en om gegevens uit Twinfield te lezen.

De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Als het goed is zie je nu 2 rode bolletjes: Eentje voor de connectie naar Woocommerce en de tweede voor de connectie met Twinfield.

Je klikt eerst op de rode Connect knop voor Woocommerce. Je vult vervolgens de authenticatiegegevens voor Woocommerce en klikt op opslaan.

Vervolgens klik je op de rode Connect knop voor Twinfield. Je legt de connectie met Twinfield via OAuth. Als je op de knop Connect klikt krijg je een login scherm te zien waarmee je kunt inloggen op Twinfield. Vervolgens krijg je de vraag of je de koppeling toegang wilt geven tot je Twinfield account. Als je dit bevestigt wordt de connectie gelegd..

Nu beide bolletjes groen zijn configureer je de BTW tarieven en grootboekrekeningen.

5.Day-to-day: Vanuit Woocommerce

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Dat kan zijn (i) voltooid (engels: completed), of (ii) in verwerking (engels: processing). Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toelaat, wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd aan het boekhoudsysteem en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De klantgegevens en de totalen worden hierbij vergeleken. Is het verschil te groot, dan wordt de factuur niet doorgezet, en verschijnt hij in het tabblad >>Fouten op het Dashboard.

6.Day-to-day: Naar Twinfield

De bestellingen uit de webwinkel worden in Twinfield geimporteerd als facturen of transacties. In de omschrijving staat het bestelnummer, zodat zoveel mogelijk gebruik gemaakt kan worden van het afletteren in Twinfield.

De totaalbedragen incl BTW worden doorgegeven. De BTW bedragen worden ook doorgegeven zoals ze in de bestelling vermeld staan. Mocht er een verschil zijn tussen het opgetelde bedrag en het totaalbedrag (centen-verschil) dan wordt dit centenverschil verrekend met het BTW bedrag van het eerste product.

Indien ingesteld worden bestellingen afhankelijk van de betaalmethode geboekt onder zgn. dummyklanten. Je kunt dus een dummyklant Mollie aanmaken en alle bestellingen omzetten naar transacties voor deze debiteur. Dit geldt NIET voor zgn ICP bestellingen. Bij ICP bestellingen moet een uitvoeringsland en BTW nummer worden doorgegeven, en de bestelling kan daarom niet op de dummy-debiteur geboekt worden.

De facturen kun je terugvinden via het menu Facturen. De conceptboekingen kun je terugvinden in je administratie.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct en altijd toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk Dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl/home/login. Hier kun je inloggen met de licentiesleutel of gebruikersnaam en het wachtwoord wat is vermeld in de aanmeldingsmail.

 

 

In het Dashboard bij >>Rapportage zie je welke bestelling uit je Woocommerce, per wanneer, zijn doorgezet naar Twinfield. Bij >>Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen BTW op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen via de gele >Meer info knop. Daarnaast is er een blauwe >Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te zetten. Dit doe je bijvoorbeeld als de oorzaak van een fout is opgelost, en je de desbetreffende factuur wilt doorzetten. Er is een extra knop: >Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >>Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de BTW mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/38/woocommerce.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.