Een belangrijke vraag die accountants stellen betreft de correctheid en volledigheid van de administratie. Correctheid betekent dat een verkoop in de webwinkel of kassa correct geadministreerd wordt in de boekhouding. Volledigheid betekent dat iedere verkoop in de boekhouding geadministreerd wordt. Hoe kan een koppeling hierbij helpen?

Onze koppelingen hebben automatische controles om te verifiëren dat verkopen zo goed mogelijk geadministreerd worden. De koppelingen controleren bijvoorbeeld of de regels van een bestelling optellen tot het totaal van de bestelling, of er btw op de verzend- en betaalkosten wordt gerekend en of er een geldig BTW nummer voor intracommunautaire verkopen aanwezig is. Zodra de koppeling een mismatch constateert of ziet dat een verkoop al in het boekhoudpakket aanwezig is, wordt deze tegengehouden en verschijnt hij in de Foutenrij van het dashboard van de koppeling. Op dit dashboard kan de ondernemer ook zien welke verkopen zijn doorgezet. Op deze manier neemt de koppeling de correctheidscontrole niet over, maar maakt het wel een stuk makkelijker.

Als we kijken naar de volledigheid van de boekhouding dan zijn de controle-mogelijkheden voor de koppeling beperkter. De koppeling heeft namelijk geen weet van verkopen in de webwinkel / kassa die op een of andere manier niet opgehaald kunnen worden. Als de koppeling een verkoop niet ziet kan hij deze uiteraard niet doorzetten, maar ook niet rapporteren dat deze niet opgehaald kan worden.

Er zijn voor sommige webwinkelsystemen wel trucs te bedenken waardoor de koppeling een indicatie kan geven dat verkopen gemist worden. Deze trucs zijn afhankelijk van de nummering in de webwinkels. Soms zijn deze nummers opvolgend en kan de koppeling een sprong signaleren als de nummers niet opvolgend zijn. Hieronder een lijstje per verkoopsysteem:

  • - WooCommerce: Nummers zijn in de standaard-versie niet opvolgend. De koppeling kan geen controle uitvoeren.
  • - Magento: De factuur-ids zijn opvolgend mits er geen uitsplitsing is qua subwinkels. Deze controle staat op onze roadmap maar zal niet beschikbaar zijn voor credit-facturen. De koppeling kan geen controle uitvoeren.
  • - Shopify: De bestelnummers zijn opvolgend. Deze controle is dus beschikbaar.
  • - Mijnwebwinkel: De bestelnummers zijn opvolgend. Deze controle is dus beschikbaar.
  • - PrestaShop: Bestel-ids zijn opvolgend. Deze controle staat op de roadmap.
  • - OpenCart: De nummers varieren erg en er is geen controle mogelijk.
  • - CCV Shop: De nummers varieren erg omdat er bestellingen wegvallen die verwijderd worden in de webwinkel. Daarom is er geen controle mogelijk.
  • - Bol.com: De nummers varieren erg en er is geen controle mogelijk.
  • - Lightspeed Ecom: De nummers varieren erg omdat er bestellingen wegvallen die verwijderd worden in de webwinkel. Daarom is er geen controle mogelijk. Voor facturen is wel controle mogelijk en staat op de roadmap.
  • - Lightspeed retail kassa: De nummers varieren erg en er is geen controle mogelijk.
  • - Lightspeed restaurant kassa: De nummers varieren erg en er is geen controle mogelijk.

De belangrijkste methode om volledigheid en correctheid te controleren is het afletteren. In dit proces zet je alle betalingen en verkopen in je boekhoudsysteem en je streept deze tegen elkaar weg. In een eerdere blog over afletteren, beschreven we hoe dat voor de webwinkelier werkt. Deze methode valideert zowel de correctheid als de volledigheid van de verkopen. Komt het bedrag van een betaling niet overeen met de verkoop dan is de verkoop niet correct geadministreerd. Is er geen verkoop maar wel een betaling dan is de doorzetting mogelijk niet volledig.

Naast het afletteren zijn er nog 3 praktische tips die je kunnen helpen met de volledigheid:
1. Controleer regelmatig. Als er iets niet goed gaat, kun je het beter vroegtijdig ontdekken en herstellen.
2. Bij verkoopsystemen waarbij de nummering opvolgend is, kun je op het dashboard van de koppeling bij het tabje >>Rapportage een overzicht in Excel kopiëren (Ctrl a, Ctrl c, Ctrl v). In Excel kun je eenvoudig een aparte kolom toevoegen die per rij het verschil berekent van een bestelnummer en de vorige. Dan zie je direct waar de nummering springt. Een bestelling die ontbreekt betekent overigens niet per se een probleem, want misschien is de ontbrekende bestelling wel terecht geannuleerd.
3. Bij verkopen in een kassa kun je er vaak voor kiezen om voor bepaalde betaalmethoden zoals pin, cash, creditcard,… op dagomzet nivo te boeken en voor de andere betaalmethoden op individueel factuur nivo te boeken, waarmee de controle een stuk overzichtelijker wordt.

Het doel van deze blog was je bewust te maken van de volledigheidsvraag, naast de bekendere correctheids vraag. Kurt Gödel: I don't believe in empirical science. I only believe in a priori truth.